Como a falta de treinamento do usuário no uso dos softwares impacta no negócio

A falta de treinamento dos colaboradores é uma das principais dificuldades que precisam ser enfrentadas pelos gestores em um momento de transformação digital na empresa.

De nada adiantaria implementar uma tecnologia no negócio se os usuários não conseguirão utilizar seus recursos de forma eficiente. Por isso, as empresas que investem em um bom treinamento conseguem aproveitar das vantagens das tecnologias.

Além de conquistarem mais segurança, lucratividade e produtividade em todo o negócio. Compreenda melhor sobre a importância do treinamento nesta leitura, também trazemos os pontos importantes antes de adotar um software e como fazer o treinamento do usuário no campo prático!

Os impactos na produtividade

De forma geral, softwares têm o objetivo de ajudar os colaboradores em sua rotina de trabalho, já que as tecnologias automatizam operações burocráticas e permite que ele se concentre em atividades que agreguem mais valor ao negócio.

Porém, a empresa pode deixar de ganhar produtividade ou até mesmo reduzi-la quando não há investimento em um bom treinamento do usuário, o que ocorre porque o colaborador:

• Cometerá falhas durante a utilização do software;
• Não saberá quais são os recursos disponibilizados pelo sistema;
• Poderá levar muito tempo para encontrar uma funcionalidade e utilizá-la;
• Precisará interromper colegas com frequência para solucionar dúvidas sobre o sistema.

Outro entrave consiste na necessidade de fazer muitas chamadas à equipe de suporte. Apesar de uma boa empresa oferecer suporte com agilidade na resposta e para resolver qualquer problema — como é atendimento disponibilizado pela Centric —, o excesso de pedidos prejudica o desempenho do próprio colaborador, já que ele despenderá muito tempo de sua rotina requisitando suporte da empresa contratada.

Pontos importantes antes de adotar um software para sua empresa

A escolha do sistema está diretamente ligada ao treinamento do usuário e existem certos cuidados que precisam ser tomados pelo gestor nesse momento. Veja quais são eles nos tópicos seguintes.

Tenha os pés no chão

Manter os pés no chão consiste em avaliar a realidade do negócio, envolvendo suas necessidades específicas e peculiaridades. O gestor deve verificar se é melhor contratar um software pronto, deve customizar seus módulos ou se é preciso de uma tecnologia customizada.

Outra questão a ser analisada consiste na parte interna da empresa, pois é fundamental que os colaboradores estejam dispostos a absorver todas as informações do treinamento. Nesse caso, a empresa deve ter uma cultura organizacional voltada à inovação.

Se a empresa não tem uma cultura de inovação, algumas medidas para modificá-la são fazer reuniões para explicar os benefícios do sistema aos colaboradores, elaborar uma política com visões e diretrizes voltadas à tecnologia, passar a contratar talentos abertos à tecnologia, entre outras.

Busque informação

O gestor deve estudar minuciosamente as características tanto do software que será implementado como o seu fornecedor. Nenhuma empresa que deseja ser bem-sucedida pode se dar ao luxo de adquirir um software sem ter a certeza de que ele trará bons retornos ao negócio, já que todo o processo envolve muito capital, tempo e mão de obra.

Além de disponibilizar um sistema adequado para o negócio, é importante que a contratada ofereça todo o suporte necessário para garantir sucesso da modernização da empresa, como a Centric, que oferece soluções como:

• Capacitação in-company;
• Implantação e configuração do sistema;
• Prova de conceito (POC);
• Suporte ágil;
• Treinamento direcionado para os colaboradores;
• Monitoramento efetivo e proativo em tempo real, durante 24 horas por dia e 7 dias por semana.

Atribua a função para quem tem conhecimento

A escolha do colaborador que gerenciará o software também é relevante para o sucesso do negócio, devendo a empresa designar um líder confiável e que tenha conhecimento sobre o funcionamento da empresa. O líder escolhido será responsável por motivar os demais funcionários a adotar a tecnologia, bem como os auxiliará durante o treinamento.

Opte por softwares de gestão prontos

Geralmente, os softwares que já são entregues prontos têm uma dinâmica mais compreensível e pode se encaixar na rotina de variadas empresas. Isso acontece porque elas são continuamente aprimoradas em diferentes aspectos, incluindo na ergonomia e usabilidade.

A Centric atende diferentes necessidades ao oferecer um amplo portfolio de soluções prontas e softwares que podem ser customizados conforme as demandas do seu negócio.

Oferecendo treinamento para usuários

Existem variadas formas de treinamento que podem ser adotadas pelas empresas, sendo relevante que o gestor as conheça para identificar qual se encaixa melhor no negócio.

Videoaula gravada

Esse método permite que o usuário assista à aula mais de uma vez, além de ser possível revisar facilmente um determinado módulo ou explicação. Os colaboradores também poderão deixar para assistir no momento que for mais conveniente para sua rotina de trabalho, como antes ou após suas atividades.

Apesar de não ser possível tirar dúvidas imediatamente (já que as aulas são gravadas), ainda é viável enviar questões para os instrutores pelo canal de comunicação que deixado aberto especialmente para isso, como uma mensagem, e-mail ou telefone.

Chamada de vídeo e compartilhamento de tela

Basicamente, é feita uma chamada de vídeo entre colaboradores e instrutores, esses últimos compartilham a tela de seus computadores e ensinam como utilizar as tecnologias. O número de pessoas na chamada normalmente é ilimitado, é permitido que os usuários façam questionamentos e tirem dúvidas, além da chamada poder ser gravada para posterior revisão.

E-book

A empresa contratada envia e-Books contendo guias, passo a passos e orientações necessárias para utilização do sistema de gestão. O documento pode conter fotos ou capturas de telas para ilustrar melhor as instruções e, assim como a videoaula gravada, os alunos podem ler e reler o e-Book várias vezes para revisar conteúdo.

Presencial

Também chamado de in-company, aqui o prestador de serviços se desloca até o estabelecimento onde o treinamento será aplicado. Esse tipo pode trazer mais uma experiência mais concreta aos colaboradores.

Como a falta de treinamento prejudica diretamente a produtividade da empresa, é crucial que seu negócio tenha uma parceria com a Centric, uma empresa que oferece treinamento tanto básico como avançado, de forma remota ou presencial para suas soluções, bem como fornece todo o suporte necessário para que a tecnologia seja implementada com sucesso na empresa.

Interessou-se pelos serviços da Centric? Entre já em contato para saber mais sobre suas tecnologias e seus benefícios!