Ferramentas de gestão e monitoramento: saiba como otimizar seu negócio

As grandes empresas não são feitas apenas de boas ideias, produtos de qualidade e excelentes profissionais. O que sustenta o crescimento de qualquer organização é a capacidade de administração dos processos. Nesse sentido, contar com ferramentas de gestão e monitoramento torna-se imprescindível. 

É, sem dúvida, um dos principais desafios que empresários, líderes e diretores enfrentam atualmente. Ao mesmo tempo que buscam lucro e retorno de investimento, eles precisam criar e administrar todas as rotinas operacionais do negócio. Parece simples, mas não se trata de uma receita de bolo.
 
Pensando nisso, a Centric preparou este conteúdo para que você saiba como otimizar sua empresa por meio de ferramentas de gestão e monitoramento. Acompanhe!  

Ferramentas de gestão e monitoramento: o que você precisa saber! 

Quando se fala em ferramentas de gestão e monitoramento, é preciso entender que o uso dessas soluções se baseia em uma estratégia que funciona para determinada companhia. Ou seja, isso não significa que dará certo para outra. 

Os gestores precisam levar em conta os objetivos e a realidade do mercado, além de terem visão completa de tudo o que acontece em todos os departamentos e equipes. 

É uma tarefa árdua para ser feita manualmente. Felizmente, não é preciso encarar esse desafio sozinho. Hoje, há diversas ferramentas de gestão e monitoramento que automatizam tarefas relacionadas ao dia a dia do negócio. Elas auxiliam (e muito) na tomada de decisão dos profissionais. 

Em um cenário em que as soluções de TI podem – e devem – ser utilizadas como apoio para otimizar a gestão e monitorar a rotina corporativa, quanto maior a influência delas, mais rápido será o retorno esperado. 

A importância de acompanhar o dia a dia nas empresas 

Seja uma empresa grande ou pequena, espera-se que os gestores conheçam o andamento de todas as tarefas e projetos das equipes e, principalmente, saibam responder eventuais questões que possam surgir. Algo que só é possível quando se acompanha o andamento de toda a operação. 

As ferramentas de gestão e monitoramento exercem papel fundamental nisso. Com elas, é possível automatizar o levantamento de informações e a criação de relatórios, permitindo que a diretoria se dedique mais à parte estratégica.  

Essa rotina é, aliás, um dos pilares da transformação digital tão em alta no mercado brasileiro. 

Um estudo realizado pelo MIT (Massachusetts Institute of Technology) averiguou mais de 250 organizações em todo o mundo para compreender os fatores que levam ao sucesso ou ao fracasso das organizações que passam por uma transformação digital. 

Conforme a pesquisa, a inteligência digital de uma empresa é constituída por quatro dimensões, que integram 18 práticas de gestão. 

Assim, a presença desses questionamentos faz com que um negócio tenha um quociente digital maior, o que quer dizer que a empresa está mais preparada para enfrentar o desenvolvimento tecnológico.  

Como detectar a necessidade de contar com esse tipo de ferramenta  

Detectar a necessidade de softwares de automação dentro de uma instituição pode parecer difícil, mas com esses passos fica mais fácil: 

• Analise seus negócios: o primeiro passo é conhecer bem a sua empresa, os setores e os processos realizados; 

• Mapeie suas atividades: descubra o que pode ser automatizado com o mapeamento de atividades repetitivas, lentas e manuais; 

• Classifique as prioridades: esse é o momento de priorizar as automações dos setores que precisam de urgência, como as áreas de Recursos Humanos e Marketing; 
• Escolha tecnologias para seu negócio: pesquise sobre os softwares disponíveis de acordo com as suas prioridades; 
• Tenha suporte nas mudanças: após a implementação das ferramentas digitais, é importante garantir que todos os usuários estejam aptos a utilizá-las; 
• Acompanhe os resultados: não deixe de realizar a mensuração contínua dos resultados obtidos com o uso dos softwares de automação; 
• Busque melhoria contínua: fique de olho nos novos sistemas de automação e reflita sobre as melhorias contínuas. 
  
  É importante entender que as ferramentas de gestão e monitoramento são aliadas e não substituições de colaboradores. Portanto, a utilização desses softwares pode aumentar a eficiência e produtividade da empresa, enquanto sua equipe pode focar em tarefas mais complexas e estratégicas. 
  

Conheça as principais ferramentas de gestão e monitoramento 

Para otimizar a gestão e facilitar o monitoramento de todos os processos, é imprescindível contar com o apoio de soluções adequadas. 
 

Mais do que fazer o serviço burocrático, elas auxiliam na tomada de decisão com o fornecimento de dados e informações relevantes sobre toda a operação. Confira as principais! 

Controle de dispositivos desktop e mobile 

A primeira dica, evidentemente, é gerenciar todos os dispositivos utilizados no dia a dia, sejam desktop ou mobile. Essa centralização é importante porque fornece uma visão completa de tudo o que está em uso pelos profissionais e até para encontrar – e encerrar – possíveis brechas de segurança que possam comprometer o negócio. 

Proteção da infraestrutura de TI 

É preciso proteger a infraestrutura de ameaças externas, e as ferramentas de gestão e monitoramento ajudam nisso.  

Os ataques cibernéticos estão em alta, por isso é preciso reforçar a segurança com soluções que dificultam a ação de cibercriminosos. Aplicações como como gerenciamento de logs, controle de senhas e administração das redes corporativas são excelentes opções.  

Gerenciamento de aplicações 

Mesmo empresas que atuam exclusivamente off-line precisam de APIs em seus processos. A sigla se refere às aplicações necessárias para conectar diferentes soluções e serviços.  

Um gerenciamento adequado reduz o tempo de resposta para qualquer problema que apareça e até monitora a experiência do usuário que utiliza esses sistemas. 

Utilização da nuvem 

A tecnologia de cloud computing tornou-se realidade bem comum nas empresas. Ela oferece novas oportunidades, como agilidade nos processos e até a criação de novos modelos de negócios. 

Em relação à gestão, a nuvem permite monitorar servidores e sites, armazenar dados com segurança e fazer o backup de forma eficiente. 

Administração dos usuários 

Melhorar a gestão da empresa a partir das ferramentas de TI implica coordenar o acesso e os perfis de todos os usuários que podem ter acesso às redes corporativas. 

Essa é a função do Active Directory, uma espécie de banco de dados que traz os contatos e as permissões que cada profissional tem dentro da rede. 

Benefícios de contar com ferramentas de gestão e monitoramento nas empresas 

As empresas de grande porte precisam lidar com um grande volume de processos e dados todos os dias. Para garantir a eficiência de tudo isso para o sucesso do negócio, investir em boas ferramentas de gestão e monitoramento é essencial.  

A seguir, veja alguns motivos para isso. 

Detectar e reduzir erros nos processos 

A ocorrência de erros é comum em qualquer empresa, mas o problema é quando esses erros não são detectados e corrigidos a tempo. Com as ferramentas de gestão e monitoramento, é possível identificar rapidamente esses problemas e corrigi-los antes que eles prejudiquem o desempenho do negócio. 

Tomar decisões com base em dados 

Observar subjetivamente o desempenho da empresa é insuficiente em negócios de grande porte. Com o monitoramento, é possível coletar e analisar dados em larga escala, permitindo que as decisões empresariais sejam tomadas com base em informações mais robustas. 

Identificar oportunidades de melhoria 

A gestão e o monitoramento também ajudam a identificar oportunidades de crescimento e expansão da empresa.  

Assim, ao observar as atividades internas da equipe e as ações dos clientes em vários canais, é possível identificar potenciais oportunidades de melhoria e novas formas de expansão. 

Melhorar a performance do negócio 

Ao identificar pequenos pontos de melhoria e otimização nas tarefas do dia a dia, é possível melhorar a qualidade do serviço prestado e reduzir custos a longo prazo. 

Identificar potenciais ameaças de segurança 

Com a tecnologia digital presente em todos os aspectos da vida atual, incluindo dentro das empresas, é essencial monitorar a rede para identificar e neutralizar rapidamente ameaças à privacidade e segurança. Isso inclui investir em antivírus, firewall e outras medidas de segurança. 

Busque fornecedores que sejam parceiros do seu negócio 

Encontrar as melhores ferramentas de gestão e monitoramento pode parecer uma tarefa fácil, mas não é. Há inúmeras opções no mercado e, se não houver planejamento e cuidado, a chance de contratar alguma que não se ajuste a seu negócio é grande! 

É preciso, portanto, encontrar fornecedores que também atuam como parceiros, oferecendo todo o apoio e suporte.  

A Centric Solution tem mais de uma década de experiência em gestão da informação e soluções em TI, trabalhando com as principais empresas do mercado e oferecendo uma equipe especializada para fazer o diagnóstico adequado ao negócio. 

Enfim, quais soluções sua empresa utiliza para administrar e monitorar os processos? Entre em contato conosco e conheça as marcas com as quais trabalhamos!