Em um mercado tão dinâmico e competitivo é fundamental que as empresas se mantenham conectadas com os seus reais princípios e valores. É nesse contexto que a gestão de compliance se mostra essencial, adequando e estabelecendo diretrizes em todas as áreas de um negócio.
O conceito vem se difundindo há um bom tempo. Atualmente, as organizações procuram alinhar seus interesses não apenas com os colaboradores e parceiros, mas com a sociedade como um todo.
Vamos explicar tudo sobre gestão de compliance. Discutiremos seus conceitos, objetivos, desafios bem como a sua implementação na prática. Como resultado, será possível atingir a total transparência dos processos e a total integração de uma empresa.
O que é a gestão de compliance?
O conceito de gestão de compliance vem propagando ao longo dos últimos anos em uma sociedade cada vez mais vigilante e atenta sobre as responsabilidades sociais e éticas que regem cada empresa.
Essa gestão define uma diretriz em todas as esferas que vão nortear não apenas seus princípios, mas também seus valores.
O trabalho de gestão tem como objetivo garantir que todas as diretrizes sejam seguidas e cumpridas por todos os colaboradores. É essencial para o crescimento e desenvolvimento sustentável de um negócio.
Ela vale para todo o fluxo de trabalho e acaba por se incorporar a cultura empresarial e conduzir, de forma quase espontânea, as tomadas de decisões.
A gestão de compliance garantirá que a empresa seja pautada pela transparência e ética em seus processos. Será a responsável pelo cumprimento de todas as legislações.
Importância da gestão de compliance para a reputação corporativa
A gestão de compliance é essencial para a reputação institucional. Entretanto, ela requer um conjunto de iniciativas para ser eficaz. O trabalho preventivo é fundamental, com foco em evitar condutas inadequadas de empregados e gestores em relação ao público-alvo.
Além de prestar um bom serviço, é crucial que o atendimento siga parâmetros internos, legislação e boas práticas de mercado. A prática do feedback também é importante para avaliar procedimentos e identificar gargalos que possam prejudicar a reputação corporativa.
É necessário monitorar a percepção do cliente sobre a postura institucional e manter um monitoramento constante do ambiente em que a organização está inserida, avaliando como os stakeholders estão reagindo a determinadas situações.
Um exemplo ilustrativo é o desenvolvimento de um software no segmento de Tecnologia da Informação que facilita o acesso a dados pessoais de forma irregular. Esse tipo de iniciativa, mesmo que banal, mostra a importância de conhecer os valores do público-alvo para uma boa aplicação do compliance.
Os principais pilares da gestão de compliance
A estratégia de gestão de compliance está ligada a alguns pilares que vão direcionar sua implementação e funcionamento no dia a dia. Irá guiar todas as diretrizes, garantindo que todos fiquem alinhados não apenas com a cultura interna da empresa, mas também com seus valores e códigos, além da regulamentação dos processos de cada área do negócio.
Os principais pilares da gestão de compliance são:
Gestão e monitoramento da empresa
É focado em implementar as diretrizes do compliance e acompanhar sua implementação e desenvolvimento. As definições das melhores práticas de compliance da empresa são colocadas em prática, com a gestão garantindo que ela seja de fato incorporada à cultura organizacional.
Esse pilar que garantirá o cumprimento das normas e padrões de cada área, como, por exemplo, em uma infraestrutura de TI.
Código de ética e conduta
Documento que alinha a missão, valores e objetivos de cada organização. Toda estratégia de gestão é baseada em um código de ética, que será propagado para que todos os colaboradores e envolvidos no negócio possam seguir os seus preceitos.
É essencial e toda gestão será baseada neste código que deve ser elaborado internamente. Será responsável pela criação de um código de conduta e parâmetros de atuação esperados, de acordo com a característica do negócio e de cada departamento.
Fiscalização do cumprimento da legislação do setor
Cada setor de atividade possui uma legislação e regras específicas. A não-conformidade dessas legislações e regras pode ocasionar multas e desgastar a imagem das empresas. Então, evitar qualquer tipo de irregularidade é essencial para a sobrevivência da empresa.
O papel da gestão de compliance é garantir que todo o fluxo de trabalho seja pautado por essas diretrizes ao fiscalizar todos os departamentos e garantir que tudo esteja dentro da lei.
Um exemplo é a recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que está em destaque e que representa um verdadeiro marco na regulação do tratamento de dados no Brasil.
Por que realizar uma gestão de compliance?
O contexto empresarial e os negócios mudaram muito nos últimos anos. Foi recorrente encontrar grandes empresas envolvidas em escândalos de corrupção e desvios de conduta por parte de gestores e colaboradores. É nesse contexto que o compliance aparece, e se torna parte essencial da estratégia de negócios das empresas.
Afinal, é a gestão que vai adequar todos os processos, práticas e costumes da empresa de acordo com os objetivos do negócio. Uma estratégia bem definida garante não apenas transparência nos processos como também evita sanções legais ou prejuízos financeiros e patrimoniais.
E não se resume apenas a isso. Estar em compliance significa garantir que toda a equipe e gestores estejam totalmente alinhados com os processos e procedimentos e estejam aptos para executar o trabalho de acordo com as normas estabelecidas.
Seu maior trunfo é prevenir problemas provenientes de condutas impróprias ou antiéticas. Alguns exemplos de atuação são: se antecipar e garantir que todas as regras de conformidade do negócio sejam seguidas à risca e diminuir consideravelmente a possibilidade de fraudes, desvios e exposições indevidas.
Os principais desafios da gestão de compliance
São vários os desafios enfrentados para a implementação de uma gestão de compliance. Não se trata apenas de definir regras e seguir legislações. É, acima de tudo, a capacidade dos gestores de engajarem todos os colaboradores na mesma sintonia, mantendo todos os processos sob controle.
Além disso, as legislações específicas de cada nicho de negócio possuem suas interpretações, sendo necessário lidar com todas elas. Portanto, podemos citar como os principais desafios da área:
Enraizar o compliance
Uma das principais dificuldades enfrentadas na área. Não adianta apenas garantir que todos os colaboradores estejam alinhados com as diretrizes definidas pela gestão. É necessário também enraizar o compliance no dia-a-dia, evitando que com o passar do tempo as diretrizes deixem de ser seguidas.
Com tantas obrigações e o trabalho diário, é natural que o engajamento diminua. Por isso a importância dos gestores e lideranças garantirem que as diretrizes sejam enraizadas na cultura organizacional.
Diferentes regulamentações e legislações
Cada nicho de negócio possui uma legislação específica. O que gera outro desafio para as empresas: diferentes regulamentações requerem uma gestão qualificada para entender cada especificação a fim de transformá-las em diretrizes que sejam assimiladas por todos envolvidos no fluxo de trabalho.
Por isso, inicialmente, é importante que a equipe responsável pela gestão entenda com detalhes todas as nuances de cada setor. Isso terá impacto direto na operação da empresa como um todo.
Controles internos
Alinhar todas as diretrizes não é um processo fácil. Cada área possui características e demandas distintas, com colaboradores que possuem uma visão única do negócio.
Ter o controle interno de todos os processos é mais um desafio da gestão, para garantir a aplicação das regras e diretrizes no dia a dia. Consequentemente, também assegurará que elas não impactem negativamente no trabalho.
Esse controle interno passa por todas as áreas da empresa: desde a gestão de TI, passando pelo RH e até a operação em si.
Diretrizes sempre atualizadas
Com o passar do tempo, é necessário atualizar as diretrizes de acordo com o contexto do negócio. É papel da gestão de compliance garantir que as diretrizes estejam sempre atualizadas de acordo com os processos e tecnologias de cada setor.
Um bom exemplo é o setor de TI: precisa se preocupar não somente com a gestão e segurança da informação e dados da empresa, como também estabelecer diretrizes para a nova Lei Geral de Proteção de Dados.
Entenda a relação do compliance na transformação digital
A evolução tecnológica trouxe consigo um aumento na quantidade e na complexidade dos dados que as empresas precisam administrar, exigindo constantes atualizações para se adaptar a esses novos contextos digitais.
Felizmente, a transformação digital também proporciona ferramentas inovadoras para o compliance. Agora, é possível recorrer a plataformas tecnológicas e soluções web ou mobile para auxiliar na gestão do departamento e assegurar que as diretrizes de compliance sejam aplicadas de forma integrada em várias áreas da empresa, incluindo os setores comercial, financeiro e tributário.
Bancos e instituições financeiras, devido à sua sensibilidade, devem estar particularmente vigilantes e se adaptar rapidamente às mudanças. Tecnologias emergentes podem auxiliar na superação de diversos desafios de compliance neste novo ambiente, como o Machine Learning e Intelligent Tagging, por exemplo.
Portanto, o compliance precisa se desenvolver em consonância com a tecnologia para cumprir efetivamente seu papel, prevenindo fraudes, reduzindo falhas nos sistemas que representam riscos operacionais e assegurando a confiabilidade e segurança dos dados.
Como implementar uma gestão de compliance na sua empresa?
A implementação de uma estratégia de gestão de compliance é composta por algumas etapas. Cada uma tem a sua devida importância e é necessário que seja conduzida por uma equipe qualificada. As principais etapas do processo de implementação e a sua respectiva importância para cada momento são:
- Nomeação do gestor do programa: É necessário centralizar a gestão em uma única pessoa, qualificada e com experiência corporativa suficiente para implementar e fiscalizar cada etapa. Essa pessoa deve conhecer a fundo os valores e objetivos da empresa para liderar de forma estratégica o processo. Ela não irá apenas definir as diretrizes que a companhia vai seguir. Também vai se certificar de que todas estejam sendo implementadas e seguidas à risca.
- Padrões de conduta: Definidos pelo gestor do programa e devem sintetizar tudo o que precisa ser seguido pelas diretrizes do programa. Vale tanto para as condutas cotidianas de trabalho como também para o cumprimento das leis e legislações locais.
- Comitê de compliance: Formar um comitê multidisciplinar e com pessoas qualificadas é essencial para o sucesso do processo. Esse grupo irá acompanhar todo o processo interno no dia-a-dia, seguindo sempre o direcionamento do gestor. Assim garantirá que todos os setores da empresa estejam alinhados e com pleno entendimento das regras.
Independente do segmento de atuação, é fundamental estar em compliance com as boas práticas do mercado. Além de evitar riscos operacionais e perdas financeiras, a organização se destaca com credibilidade no mercado. Em tempos de globalização e em um mercado cada vez mais vigilante, a gestão de compliance garante maior competitividade, credibilidade, total transparência e segurança nas relações de negócios.
Se você está em busca de mais informações para otimizar o seu negócio, confira nosso artigo de como se adequar ao compliance de TI.