A automação de processos é necessária 

É comum que no decorrer do tempo o fluxo de informações da empresa aumente bastante. Isso faz com que seu negócio tenha que lidar com muitos dados ao mesmo tempo e acabe provocando perda de produtividade de sua equipe. Uma solução para isso seria a automação de processos.  

Essa é uma maneira moderna e eficiente de tornar mais dinâmico o cotidiano da organização, pois a automação promove maior produção sem que haja sobrecarregamento de pessoal. 

 

Pensando nisso, a Centric preparou este artigo para que você saiba o porquê a automação de processos é necessária. Boa leitura.  

Entenda o que é automação de processos  

De modo geral, a automação de processos que dizer que as atividades realizadas passam do modo manual para equipamentos, instrumentos, máquinas, entre outros. Com isso, são eles que se tornam responsáveis pela execução dessas tarefas.  

Sendo assim, esse recurso é uma técnica que pode ser utilizada na sua empresa. Afinal, em alguma ocasião você deve utilizar o computador para facilitar a realização de algum trabalho que anteriormente era mais difícil, não é mesmo?  

Isso significa que automatizar processos se baseia tanto em ações mais simples, como mais complexas – ao passo que o nível de intervenção humana depende de cada situação.  

A automação de processos pode estar no cotidiano da empresa de várias formas, a fim de contribuir, dessa forma, para que negócios de todos os portes e segmentos possam otimizar suas operações.  

Objetivo da automação de processos  

O objetivo da automação de processos é melhorar o fluxo de atividades, ou de trabalho, das organizações. Isso pelo fato de que é ela que torna possível obter várias melhorias, como aumento de produtividade, redução de custos, diminuição de falhas, controle de tempo e de indicadores.  

Imagine um processo de cadastro de fornecedores. Se ele for realizado de maneira “não automatizada”, certamente será solicitado via e-mail.  

Com isso, poderão faltar dados e informações importantes, além de poder cair no “esquecimento”. No entanto, com essa solicitação automatizada, tudo que for necessário para realizar uma tarefa já se encontra na ferramenta. Além do mais, você saberá exatamente o que precisa ser feito e em qual tempo.  

Como automatizar processos na empresa  

Agora que você entendeu mais sobre a automação de processos, saiba como fazer isso em sua empresa.  

Identifique os processos e os setores adequados 

É fundamental compreender que alguns processos não podem ser automatizados. Para entender melhor, pense na triagem de pacientes em um hospital.  

Por mais que exista meios de tornar a burocracia mais ágil, é preciso que haja um ser humano ligado a esse processo. Apenas ele poderá considerar questões emocionais, sutis e minuciosas para a determinação da ordem de atendimento dos pacientes. 

Sendo assim, antes mesmo de automatizar, promova uma varredura completa em todo o cronograma de atividades e áreas da organização. Constate aquilo que pode passar pela automação e que deve ser interligado a outros setores do seu negócio.   

Desenhe as possibilidades de integração 

Áreas e processos definidos, é o momento de deixar fluir a imaginação. Uma boa ideia aqui seria utilizar alguma técnica de brainstorming, que visa orientar e estimular a habilidade de pensamento.   

Nessa fase, também é importante contar com o esforço comum das áreas envolvidas. Por mais que a liderança seja engajada e entenda o dia a dia das tarefas, somente quem as executa consegue apontar com detalhes aquilo que não funciona e o que pode ser otimizado.  

Conte com um software que atenda às necessidades da empresa 

Desenhos feitos, é hora de buscar pela solução capaz de tirá-los do papel. Há várias empresas no mercado que ofertam soluções de automação de processo. Mas esse é o momento de analisar, e não escolher algo somente pelo critério financeiro.  

Sendo assim, procure fornecedores que compreendam as necessidades de seu negócio, disponibilizem soluções completas, com escalabilidade e bom suporte.  

Ademais, saiba qual é o tipo de software que fará com que seu negócio melhore suas operações e processos, a fim de otimizar a gestão do negócio e não sobrecarregar sua equipe. 

Nossa maior dica nesse momento é: invista seu tempo na busca pelo software que mais possa agregar a sua empresa! Escolhas ineficientes ou pouco estudadas podem gerar consequências nada agradáveis.  

Acompanhe a aplicação e o desenvolvimento da automatização de processos 

Com a solução escolhida, é preciso acompanhar a implantação dos processos de automação. Inclusive, isso pode ser feito por todas as áreas envolvidas, pois todos precisam ter uma equipe treinada na operacionalização do programa.  

Mensure resultados e realize otimizações  

Por fim, a implantação da automação e seu desempenho também devem ser mensuráveis!  

Sendo assim, considere utilizar indicadores de performance e KPIs que traduzam resultados de mudança e capacite pessoas para conferir e analisar os números constantemente. Essa equipe será responsável por propor otimizações e repassar dados primordiais para as tomadas de decisão. 

Conte com a tecnologia para a automação de processos  

Agora que você viu como é importante a automação de processos em sua empresa, é preciso pensar na solução que seja ideal ao seu negócio.  

Para isso, a Centric oferece diversas opções para a gestão eficiente da sua organização. Uma delas é o 0365 Manager Plus, que é uma ferramenta utilizada para relatórios, gerenciamento, monitoramento, auditoria e criação de alertas para atividades críticas.  

Com ela, você terá acesso a relatórios pré-configurados no Microsoft 365, além de auxiliar na realização de atividades complexas, incluindo gestão de usuários em massa, administração de caixa de correios, delegação segura e muito mais.  

Conheça a solução e entenda como ela pode ser ideal para manter os recursos de sua empresa seguros e facilitar o cotidiano de toda a sua equipe!  

Enfim, entendendo o que é automação de processos, percebe-se que esse tipo de solução está sendo cada vez mais utilizado por empresas que buscam pela transformação digital e aplicam a tecnologia para facilitar a gestão dos negócios.  

Gostou deste conteúdo? Conheça o 0365 manager Plus da Centric e saiba como ele pode melhorar os processos da sua empresa!