Qual a importância do inventário de TI e como fazer o seu?
Todas as empresas precisam de equipamentos e ferramentas, tecnológicas ou não, para atuarem. Quando se trata de uma empresa de TI, os principais ativos estão disponibilizados através de hardwares e softwares. E por serem itens relativamente caros, é importante saber quais, quantos e por quanto tempo esses itens estarão disponíveis.
Nesse sentido, o inventário de TI aparece como uma solução perfeita. Por meio dele, os gestores saberão quantidades, modelos e validades de seus equipamentos e ferramentas. A partir isso, eles poderão realizar uma melhor gestão de investimentos quando necessário.
Para entender o que é o inventário de TI e como ele funciona, separamos um passo a passo nos próximos tópicos. Confira!
O que é um inventário de TI?
O inventário de TI é uma lista em que são cadastradas todas as ferramentas e equipamentos de tecnologia utilizados pela empresa. É por meio dessa lista que os gestores conseguem perceber seus principais ativos.
Nesse inventário entram todos os recursos utilizados pela empresa, não importa o preço:
- Computadores;
- Dispositivos móveis;
- Ferramentas tecnológicas;
- Recursos para aplicativos;
- Assinaturas mensais;
- Objetos;
- Quaisquer outros itens utilizados pela TI.
É fundamental que nada fique de fora. Portanto, a listagem precisa ser a mais minuciosa possível.
Por que criar um inventário de TI?
Atualizações, renovações, fim no contrato de uso… são muitas variáveis que condicionam uma mudança frequente nos ativos de TI. E com mudanças tão rápidas, é fundamental que o gerenciamento seja realizado de perto pelos gestores.
É aí que entra uma listagem ampla para o inventário de TI. Portanto, mostraremos a seguir as principais vantagens que um amplo inventário traz:
Detecção de problemas
O inventário possibilita perceber possíveis pontos problemáticos e corrigi-los antes que aconteçam. Uma licença que expirou, um software que precisa ser atualizado ou uma ferramenta que sempre trava, por exemplo, não devem fugir ao olhar dos gestores. Por isso, devem estar listados e identificados com suas condições de uso.
Eficácia nas tomadas de decisões
Uma das principais vantagens do inventário de TI está nos relatórios gerados, que auxiliam nas tomadas de decisões. Com eles, é possível fazer uma série de comparativos como, por exemplo, quais são as melhores soluções por custo x benefício por produtividade e redução de custos.
Esse apoio fundamental a curto, médio e longo prazo é importantíssimo para a gestão de equipes e recursos de TI.
Gerenciamento de prazos e garantias
Os softwares e hardwares, bem como outros componentes de tecnologia, têm prazos de garantia determinados pelos fabricantes. E dar atenção para os equipamentos que estão já no limite de uso será muito importante para perceber possíveis custos adicionais.
Vale lembrar que muitos fabricantes oferecem prazos estendidos de garantias para os equipamentos, o que pode ser uma boa solução para equipamentos que já estão prestes a ficar desamparados pela assistência.
Segurança de dados
O Brasil esteve entre os países que mais sofreramataques cibernéticosem 2020. Segundo dados da Fortinet, foram mais de 8,4 bilhões de ataques ao longo do ano.
Os softwares desatualizados são um alvo fácil para os criminosos, já que as barreiras de proteção ficam mais vulneráveis e permitem invasões a dados sensíveis aos negócios.
Quando a lista de ferramentas está bem descrita e atualizada, fica mais fácil saber quais ferramentas estão perto de ficarem desprotegidas e criar um planejamento eficiente de atualizações.
Monitoramento de necessidades de TI
Será que a infraestrutura atual de TI atende as necessidades do negócio?
A partir do inventário, sua empresa poderá perceber se os ativos atuais são suficientes ou excedem a necessidade para as execuções de atividades. E isso será muito útil para evitar perda de dinheiro ou comprometimento da produtividade.
Como criar seu inventário de TI?
Depois de entender a importância de criar um inventário de TI, é hora de entender os principais passos para colocar essa solução em prática:
Rotule e categorize os ativos
Categorizar é separar grupos maiores, que você pode nomear como hardwares e softwares e criar subgrupos cada vez mais específicos que facilitem a busca quando necessário.
Liste os ativos
Utilize placas de identificação ou outros elementos que possam enumerar seus ativos, alimentando uma listagem ampla. Caso a empresa possua uma grande quantidade de equipamentos, utilize ferramentas que facilitam as atividades, como scanners.
Avalie as vulnerabilidades
Avaliar as vulnerabilidades é identificar possíveis ferramentas que estão com licença prestes a expirar ou equipamentos que estão no limite de sua vida útil. Esse é um passo importantíssimo para o planejamento a curto, médio e longo prazo para a empresa.
Além disso, essa listagem permite criar oportunidades de encontrar possíveis equipamentos que não estão sendo utilizados em sua plenitude, mas que ainda podem colaborar para o negócio.
Determine a frequência do monitoramento
A atualização da lista de ativos deve ser frequente. Por isso, é muito importante determinar qual a periodicidade em que a lista de inventário será repassada e atualizada.
A frequência dependerá muito da quantidade de itens que a empresa tem. Se são poucos, a atualização trimestral poderá ser suficiente. Mas se a quantidade é maior, é importante que essa atualização seja mensal.
Saiba mais sobre a criação de inventário de TI
Você pôde perceber que criar e manter atualizado um inventário de TI na empresa é algo indispensável. Além de listar os principais ativos, um inventário pode identificar oportunidades de economizar ou potencializar ferramentas.
Uma solução eficiente para garantir um inventário bem realizado e não deixar que nada escape à atenção, é contar com um parceiro especializado no assunto.
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